mengelola peralatan kantor

May 3, 2014 Leave a comment

PENGERTIAN DASAR KANTOR DAN TATA USAHA
Kantor
Istilah kantor dari bahasa belanda yaitu kantoor. Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian diantaranya :

• Ruang kerja, ruang tulis
• Markas dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalakan usahanya
• Instansi, perusahaan dan badan usaha.

Kantor dalam arti statis: menggambarkan suatu tempat berupa gedung dan fasilitas perlengkapanya; statis berarti diam, tetap, tak bergerak.
Kantor dalam arti dinamis menunjukan kegiatan yang dilaksanakan dalam suatu tempat; dinamis berarti bergerak dan senantiasa berubah.
Berikut beberapa pendapat tentang definisi kantor:

1. JC Denyer (Office Administration), kantor adalah : setiap tempat dimana biasanya suatu pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.
2. Prof Dr. Prajudi Atmosudirdjo (dasar-dasar office management), kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Drs. Moekijat (tata laksana kantor) kantor adalah sebagai tempat dimana perkerjaan tata usaha dilaksanakan.
4. Drs. AS Moenir (Tata laksana kantor) menyatakan bahwa ciri-ciri kantor adalah :
   1. Tempat berupa banggunan
   2. Jenis pekerjaan yang dilakukan umumnya tulis menulis, komunikasi dan arsip dokumentasi.
   3. Ditempat itu terdapat alat-alat kerja.

Tata Usaha
Pekerjaan kantor: segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan – keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.
Adapun jenis-jenis pekerjaan kantor sebagai berikut:

1. Pekerjaan kantor bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis.
   1. Pengurusan dan penanganan surat (surat masuk dan surat keluar)
   2. Penyimpanan surat (kearsipan)
   3. Pengetikan
   4. Pengurusan kepegawaian
   5. Pengurusan keuangan
   6. Pengurusan perlengkapan
   7. Penggandaan
   8. Pembuatan laporan
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan tulis menulis
   1. Menelpon
   2. Menerima tamu
   3. Memelihara gedung kantor
   4. Pelayanan keamanan
   5. Pekerjaan pesuruh

Ciri –ciri tata usaha
Tata usaha mempunyai tiga ciri utama :

1. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
2. Bersifat merembet ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa dalam tata usaha diperlukan dimana – mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala tempat tidak hanya terbatas dalam lingkungan banggunan, gedung, atau kantor dari suatu badan usaha yang bersangkutan.

Suatu sifat yang sudah pasti adalah bahwa tata usaha tidak dapat berjalan sendiri, sebab semua pekerjaan harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan oleh pejabat/pimpinan organisasi.


Materi Pelajaran :

1. PERBEKALAN TATA USAHA.

Bekal kantor adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaianya sehari-hari dikantor
Perbekalan tata usaha
Adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan organisasi
Jenis-Jenis perbekalan tata usaha

1. Barang lembaran, misalnya kertas, karton, karbon, dan berkas
2. Barang bentuk lainya, misalnya lem, karet, penghapus, tinta
3. Alat tulis kantor (ATK),misalnya pensil, bolpoint, capnomor
4. Alat keperlua lainya misalnya : alat pencabut jepitan, mistar, bantalan cap
5. Mesin kantor masilnya mesin kantor : mesin tik, mesin hitung, mesin stencil
6. Perabot kantor misalnya : meja , lemari, peti besi
7. Perlengkapan lainya: lampu, kipas angina, AC

1. MESIN-MESIN KANTOR.

Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.
Macam-macam mesin kantor

1. Mesin ketik (type writer)
2. Mesin dikte (dictating machine)
3. Mesin hitung (calculating machine)
4. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
5. Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)
6. Mesin komunikasi(communication Equipment)
7. PERALATAN KANTOR

Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha
Menurut kamus bahasa Indonesia, perlatan kantor berarti suatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi peralatan kantor atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu
Macam-macam peralatan kantor:

1. Macam peralatan yang bukan mesin kantor menurut Leffing Well dan Pobinson
2. Bak surat (dask trays)
3. Kalender meja (desk calendar)
4. Mistar (ruler)
5. Pena (pens)
6. Tangkai pena (pen holder)
7. Pensil (pencils)
8. Pena berwarna (colored pencil)
9. Penghapus pensil (eraser)
10. Kertas-kertas isap (blotter)
11. Gunting (shears)

Penjepret kawat (setlaper) Bak untuk jepitan kertas (tray for clips) Bak untuk jarum-jarum (tray for pins) Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands) Berkas-berkas jepitan (binders) Cap tanggalan (band dater) Bantalan cap (stamp pad) Balngko-blangko formulir permintaan keperluan tulis menulis (stationery requistions)

2. Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor
   1. Mesin kartu berulang (purches card machines)
   2. Mesin jumlah (adding machines)
   3. Mesin hitung (calculating machines)
   4. Mesin tulis (type machines)
   5. Mesin pengganda reproducing machines)

Mesin label labeling machines) Mesin penomor (numbering machines) Mesin penghimpun lembar stensil (collator) Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul surat (folding machine and mail inserter) Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber)

1. PERABOT KANTOR

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.
Perabot kantor yang paling utama untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor adalah

1. Meja tulis, meja mesin tik, dan computer
2. Kursi
3. Lemari yang dapat dikunci
4. Rak buku arsip
5. Box, peti kayu

Syarat-syarat perabot kantor
menurut The Liang Gie

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar supaya tidak menyilaukan mata para pegawai yang memakainya.
3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan.

Menurut Prof. Ralph barners, kursi yang baik harus memenuhi empat syarat:

1. Kursi diatur tinggi rendahnya
2. Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya kerangka dari baja dan tempat duduknya dari kayu.
3. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan merata dan karyawan duduk merasa enak.
4. Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.
5. PERABOT KANTOR TEMPELAN

Perabot kantor tempelan adalah: perabot kantor yang melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor
Contohnya :

1. Hiasan atau lukisan dinding
2. Bunga – bunga
3. Akuarium
4. Lampu hias
5. Kolam
6. Taman

Dll

1. HIASAN KANTOR

Hiasan kantor adalah benda – benda kantor yang pada umumnya menambah suasana menyenangkan di dalam kantor

1. PESAWAT KANTOR

Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi
Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor:

1. Penyampaian informasi dapat dilakukan secara cepat dan efesien
2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan dilingkungan kantor
3. Meningkatkan produktifitas kerja
4. Mempercepat proses pekerjaan

Jenis pesawat kantor antara lain:

Intercom Telepon Handpone Switch board Loudspeaking telephone

Telephone autolering machine Dictaphone Teleks faximile

1. ALAT BANTU PERAGA

Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dan pendengar (biasanya digunakan dalam rapat dll)
Fungsi alat bantu peraga

1. Membantu menyajikan dalam mengarahkan isi presentasi
2. Menamamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
3. Menghindari verbalisme/penggunaan kata berlebihan
4. Menimbulkan perhatian
5. Menghemat waktu karena proses pendalamam dan pemahaman dapat berjalan lancer dan mudah

Maksud dan tujuan menggunakan alat peraga:

1. Membantu penyempurnaan mode penyajian/presentasi sehingga didapatkan komunikasi efektif
2. Menimbulkan perhatian untuk memberikan variasi pada cara penyajian sehingga tidak menimbulkan kebosanan
3. Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama
4. Menghemat waktu selama pertemuan berlangsung

Ruang lingkup alat bantu peraga

Yang dapat ditangkap melalui panca indra	Alat peraga yang dapat diproyeksikan	Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak diproyeksikan
Tape recorder Video tape recorder Radio Televisi	Slide projector Film strip Movie film Opaque projector Over head projector (OHP)	Chalk board Flip chart White board Flannel graph Grafik Formulir Buku dll